Eventvideo

Was ist ein Eventvideo?

Ein Eventvideo dokumentiert ein Ereignis, eine Messe, eine Konferenz, ein Jubiläum oder ein internes Meeting, und überführt es in einen strategisch nutzbaren Unternehmensinhalt. Es ist kein Imagefilm und keine spontane Handyaufnahme, sondern ein geplantes Format mit klarer Funktion. Für Unternehmen zählt nicht der Moment, sondern was danach mit dem Material passiert.

Wer ein Eventvideo plant, sollte vier verschiedene Produkte unterscheiden. Sie haben unterschiedliche Ziele, unterschiedliche Technik-Anforderungen und unterschiedliche Lieferzeiten. Wer diese vier Formen vermischt, produziert entweder zu viel, zu spät oder für den falschen Zweck.

Die vier Formen des Eventvideos

1. Ankündigungsvideo

Das Ankündigungsvideo wird vor dem Event veröffentlicht. Ziel ist es, Aufmerksamkeit zu erzeugen, Anmeldungen zu steigern und Vorfreude aufzubauen. Die Dauer liegt zwischen 30 und 90 Sekunden. Es zeigt Agenda-Highlights, Referenten oder einen Teaser des Veranstaltungsorts. Ein Filmdreh ist dafür nicht nötig; ein Schnitt aus Archivmaterial oder eine animierte Grafik reichen aus. Die Botschaft muss klar sein: Was, wann, wo, für wen.

Was Sie tun müssen: Legen Sie zuerst die Kernbotschaft fest. Sammeln Sie dann vorhandenes Bildmaterial, Logos und Grafiken. Lassen Sie einen Schnitt anfertigen, der mit Textanimationen die Agenda-Höhepunkte nennt. Planen Sie die Veröffentlichung so, dass zwischen Video-Launch und Eventanmeldung mindestens zwei Wochen liegen. Verbreiten Sie das Video über die unternehmenseigenen Kanäle und geben Sie es den Referenten zur Weitergabe.

2. Livestream

Der Livestream wird in Echtzeit übertragen. Ziel ist die Teilnahme von entfernten Zuschauern oder die Vergrößerung der Reichweite. Der Livestream ist die einzige Form, die keine Nachbearbeitung erlaubt. Er benötigt eine stabile Internetverbindung, redundante Technik und eine Moderation, die mit Pannen umgehen kann.

Was Sie tun müssen: Buchen Sie eine kabelgebundene Internetleitung am Veranstaltungsort, kein WLAN. Stellen Sie ein zweites Aufnahmegerät als Ausfallsicherung bereit. Benennen Sie eine Person, die während der gesamten Übertragung den Chat moderiert und bei technischen Störungen überbrückt. Testen Sie den gesamten Aufbau einen Tag vor dem Event unter Last. Legen Sie fest, ob der Stream öffentlich oder nur für angemeldete Teilnehmer zugänglich ist.

Bei der Einbettung auf der eigenen Website gilt: Der Anbieter (z. B. YouTube oder Vimeo) setzt beim Einbinden Tracking-Cookies. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat 2020 klargestellt, dass dafür eine Einwilligung nach DSGVO und TTDSG erforderlich ist, eine bloße Datenschutzerklärung reicht nicht aus (Quelle: DSK, 2020).

Einwilligung für eingebettete Videos: Nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist die Einwilligung der Nutzer*innen die Rechtsgrundlage, wenn Drittanbieter wie YouTube oder Vimeo personenbezogene Daten verarbeiten. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat 2020 den „Einwilligungs-Tracker“ als Maßstab gesetzt: Ohne aktive Einwilligung dürfen keine Tracking-Cookies oder Player-APIs geladen werden. In der Praxis heißt das: Videos nicht direkt einbetten, sondern eine datenschutzfreundliche Einbettung (z. B. Zwei-Klick-Lösung) verwenden. (Quelle: DSK Orientierungshilfe, 2020)

3. Highlight-Video

Das Highlight-Video erscheint innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach dem Event. Ziel ist es, die Stimmung und die besten Momente einzufangen und für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, einen schnellen Eindruck zu schaffen. Die Dauer beträgt 60 bis 120 Sekunden. Es zeigt kurze Ausschnitte von Bühnenmomenten, Reaktionen des Publikums, Details vom Veranstaltungsort und prägnante O-Töne.

Was Sie tun müssen: Beauftragen Sie ein Kamera-Team, das während des Events gezielt emotionale Reaktionen, Applaus und Interaktionen filmt, nicht nur die Bühne. Legen Sie vor dem Event drei bis fünf Schlüsselmomente fest, die zwingend im Video vorkommen müssen (z. B. die Eröffnungsrede, eine Produktvorstellung, ein bestimmter Gast). Stellen Sie sicher, dass der Cutter noch während des Events mit der Sichtung und Auswahl beginnt. Geben Sie das Video frei, bevor der Arbeitstag nach dem Event endet. Verbreiten Sie es mit einem Dank an die Teilnehmer und einem Ausblick auf das nächste Event.

4. Dokumentationsvideo

Das Dokumentationsvideo ist das langlebigste Format. Es hält Inhalte, Vorträge und Ergebnisse für die interne oder externe Nachnutzung fest. Ziel ist es, Wissen zu bewahren und Personen, die nicht anwesend waren, eine vollständige inhaltliche Teilhabe zu ermöglichen. Die Dauer ist variabel und richtet sich nach dem Umfang der dokumentierten Inhalte. Es kann aus vollständigen Vortragsmitschnitten, zusammengefassten Panel-Diskussionen oder einer strukturierten Inhaltsübersicht bestehen.

Was Sie tun müssen: Entscheiden Sie vor dem Event, ob Sie Einzelvorträge, eine Zusammenfassung oder beides benötigen. Lassen Sie die Vorträge mit mindestens einer fest installierten Kamera und einem separaten Audiomitschnitt vom Mischpult aufzeichnen. Beauftragen Sie einen Dienstleister, der die Aufnahmen mit Folien synchronisiert und Kapitelmarken setzt. Planen Sie für die Fertigstellung je nach Umfang ein bis drei Wochen ein. Legen Sie fest, ob das Video intern auf einem geschützten Server oder extern hinter einer Anmeldeseite bereitgestellt wird.

Checkliste: Welches Format für welches Ziel

Nutzen Sie diese Entscheidungsfragen, um das passende Format zu wählen:

• Soll das Video vor dem Event wirken? → Ankündigungsvideo
• Sollen entfernte Zuschauer in Echtzeit teilnehmen? → Livestream
• Soll die Stimmung des Events schnell vermittelt werden? → Highlight-Video
• Sollen Inhalte dauerhaft und vollständig verfügbar sein? → Dokumentationsvideo

Ein einzelnes Event kann mehrere dieser Formate erfordern. Ein typisches Setup für eine ganztägige Konferenz umfasst ein Ankündigungsvideo zwei Wochen vorher, einen Livestream der Hauptbühne, ein Highlight-Video am Folgetag und ein Dokumentationsvideo mit allen Vorträgen innerhalb von zwei Wochen.

Technische und organisatorische Mindestanforderungen

Unabhängig vom gewählten Format sollten Sie diese Punkte klären, bevor Sie ein Angebot einholen:

1. Stromversorgung: Lassen Sie sich vom Veranstaltungsort schriftlich bestätigen, wie viele dedizierte Stromkreise für die Videotechnik verfügbar sind und wo sich die Anschlüsse befinden.
2. Licht: Prüfen Sie, ob die Bühnenbeleuchtung für Videoaufnahmen ausreicht. Fragen Sie den Lichttechniker, ob Farbtemperatur und Helligkeit konstant gehalten werden können.
3. Ton: Bestehen Sie auf einem separaten Audiomitschnitt vom Mischpult, nicht nur auf dem Kameraton. Testen Sie die Tonqualität mit einem Probeinterview vor Ort.
4. Rechte: Klären Sie vor der Aufnahme, ob alle auf dem Event sichtbaren Personen der Videoaufnahme zugestimmt haben. Lassen Sie sich die Einwilligung bei Referenten und Panel-Teilnehmern schriftlich geben.
5. Speicher und Backup: Legen Sie fest, dass alle Aufnahmen auf mindestens zwei getrennten Speichermedien gesichert werden, bevor der Veranstaltungsort abgebaut wird.

Datenschutz bei Eventvideos

Die DSGVO gilt für alle Eventvideos, sobald Personen erkennbar sind. Für die Veröffentlichung von Bild- und Tonaufnahmen benötigen Sie eine Rechtsgrundlage. Bei Veranstaltungen mit Publikum reicht ein gut sichtbarer Hinweis auf die Videoaufnahme nicht immer aus, wenn die Aufnahmen später veröffentlicht werden. Holen Sie für Nahaufnahmen und O-Töne eine ausdrückliche Einwilligung ein. Dokumentieren Sie die Einwilligungen so, dass Sie sie auch nach Jahren noch zuordnen können.

Für eingebettete Livestreams und Video-on-Demand gilt zusätzlich die bereits beschriebene Cookie-Einwilligungspflicht. Trennen Sie die Einwilligung für die Videoeinbettung technisch von der Einwilligung für andere Dienste. Nutzer müssen die Möglichkeit haben, das Video abzulehnen und die Seite trotzdem zu nutzen.

Beauftragung und Briefing

Wenn Sie einen externen Dienstleister beauftragen, geben Sie ihm ein schriftliches Briefing mit folgenden Angaben:

• Welches der vier Formate Sie benötigen (oder welche Kombination)
• Datum, Ort und Zeitplan des Events
• Anzahl der Bühnen und Räume, die gefilmt werden sollen
• Gewünschte Lieferzeitpunkte für jedes Format
• Ansprechpartner vor Ort mit Mobilnummer
• Technische Vorgaben des Veranstaltungsorts (Strom, Licht, Ton)
• Datenschutzanforderungen und Einwilligungslage

Bestehen Sie auf einem verbindlichen Lieferplan, der für jedes Format ein konkretes Datum und eine Uhrzeit nennt. Vereinbaren Sie eine Vertragsstrafe für verspätete Lieferung, wenn das Video für eine zeitkritische Kampagne benötigt wird.